Klauzula informacyjna RODO

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Decent Code Sp. z o.o., ul. Młynarska 29, 58-300 Wałbrzych (siedziba rejestrowa), NIP 886 301 65 19, REGON 388 952 820, KRS 0000904994, kapitał zakładowy 10 000 zł, e-mail: firma@decentcode.pl.

Kontakt w sprawach danych osobowych: firma@decentcode.pl.

2. Cele i podstawy przetwarzania

Klauzula dotyczy osób kontaktujących się z Decent Code, osób wskazanych jako przedstawiciele lub osoby kontaktowe Klienta, Użytkowników LegisPulse oraz osób korzystających z formularzy w serwisie.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od Klienta wskazującego osoby kontaktowe lub Użytkowników, albo z aktywności technicznej w serwisie.

Dane przetwarzamy w celu obsługi zapytań, przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, założenia i obsługi Konta, świadczenia Usługi (w tym generowania Digestów i Podsumowań), wsparcia, rozliczeń, reklamacji, bezpieczeństwa systemu oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (zawarcie lub wykonanie umowy), art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki prawne, w szczególności podatkowe i rachunkowe), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora, taki jak kontakt B2B, bezpieczeństwo, rozwój usług i ochrona roszczeń) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.

3. Okres przechowywania

Dane związane z umową i Kontem przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń. Dane rozliczeniowe przechowujemy co do zasady 5 lat od końca roku, którego dotyczą.

Dane z formularzy i korespondencji przechowujemy przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu lub obrony roszczeń. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania.

4. Odbiorcy i miejsce przetwarzania

Dane mogą być przekazywane dostawcom infrastruktury chmurowej i hostingu (Google Cloud, region UE), poczty transakcyjnej (Mailgun, region UE), płatności (Stripe), modeli AI (dane osobowe wyłącznie w regionie UE — Vertex AI), monitoringu i bezpieczeństwa oraz organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane aplikacyjne przechowywane są w regionach Unii Europejskiej. Szczegóły opisuje Polityka prywatności.

5. Prawa osób

Przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem zgody.

Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do obsługi zapytania, zawarcia umowy, założenia Konta lub wykonania obowiązków prawnych. Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić realizację tych czynności.

7. Dane Klienta w systemie

Jeżeli dane dotyczą osób, których dane zostały wprowadzone do LegisPulse przez Klienta (np. treści korespondencji z podłączonej Skrzynki), administratorem takich danych jest co do zasady Klient, a Decent Code działa jako podmiot przetwarzający. W takiej sytuacji żądania dotyczące danych mogą wymagać udziału Klienta jako administratora danych.

8. Zautomatyzowane decyzje

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na te osoby.